7 elementen van continuïteitsplanning

Houd uw medewerkers en datacenter operationeel, wat er ook gebeurt

U moet er niet aan denken... Uw organisatie kan op allerlei verschillende manieren getroffen worden: noodweer, overstromingen, ziekte, aanslagen, brand. Maar zelfs een relatief klein incident zoals een gesprongen waterleiding of een gepland event zoals een verhuizing kunnen roet in het eten gooien. Dit zijn dingen waar (IT-)managers ’s nachts wakker van liggen. De beste oplossing: een goed doordacht, betrouwbaar bedrijfscontinuïteitsplan dat de impact minimaliseert en uw organisatie in de lucht houdt.

We bespreken hier de zeven belangrijkste elementen van elk continuïteitsplan.

1. Een duidelijk omlijnd team

In een noodsituatie moet iedereen meteen weten wie het voor het zeggen heeft. Stel een team samen met mensen uit alle onderdelen van de organisatie, op elke locatie waar u actief bent. Deze personen sturen de lokale respons op lokale gebeurtenissen in goede banen en waken over de organisatiebrede respons bij zowel lokale als bredere noodsituaties. Zij blijven het hele jaar door betrokken bij het plannen en testen van procedures. Ze houden het plan up-to-date en zorgen ervoor dat ze alles goed kunnen toepassen op het moment dat ze met een echte noodsituatie te maken krijgen. Steun van bovenaf is essentieel om voldoende aandacht en middelen naar het continuïteitsplan te laten gaan.

2. Een gedetailleerd plan

Vraag u af met wat voor calamiteiten al uw vestigingen en locaties te maken kunnen krijgen. Ga uit van het ergste en kijk dan wat er allemaal moet gebeuren om uw belangrijkste operaties in de lucht te houden. Plak er een prioriteit op. Wat is in de gegeven situatie het belangrijkste aspect: omzet blijven draaien, blijven voldoen aan regelgeving, behoud van de goede naam en faam, bescherming van klanten etc. Deze aspecten relateert u dan aan uw applicaties, mensen, faciliteiten en installaties. Zodra uw continuïteitsteam overeenstemming heeft bereikt over deze analyse (wat niet altijd eenvoudig is), kan worden begonnen met het opstellen van herstelstrategieën en het bepalen van de kosten. Deze informatie maakt het voor de IT-afdeling mogelijk om kritieke applicaties binnen een duidelijk vastgelegd Recovery Time Objective (RTO) en Recovery Point Objective (RPO) weer beschikbaar te maken.

3. Tests organiseren

Een verouderd of slecht bedrijfscontinuïteitsplan is mogelijk erger dan helemaal geen bedrijfscontinuïteitsplan, want een oud of slecht plan kan u een vals gevoel van veiligheid geven. Actualiseer uw plan minstens eenmaal per jaar, liever vaker, op basis van wat er in uw IT-omgeving, prioriteiten, operationele structuur en andere factoren is veranderd. Houd ook minstens eenmaal per jaar een uitgebreide rampenoefening, gaande van het herstel van applicaties tot en met de crisiscommunicatie. Oefen ook vaak op papier. Sta stil bij wat er allemaal kan gebeuren en zoek daar een passende oplossing voor.

4. Crisiscommunicatie

Goede communicatie kan het verschil betekenen tussen blinde paniek en soepel doorwerken. Stel een toolkit samen die alle verschillende communicatiekanalen omvat, dus telefoon, e-mail, omroepinstallaties, intranet, chatdiensten, sms en de eigen website. Schrijf op voorhand de tekst voor noodberichten. Tijdens een echte noodsituatie kan deze tekst dan snel meer concreet worden gemaakt. Creëer een samenhangende boodschap voor externe publicatie (persberichten, social media, woordvoerders).

5. Veiligheid van medewerkers

Niets is belangrijker dan de veiligheid van uw medewerkers. Lokale instanties zoals het Rode Kruis, brandweer en politie of overheidsinstanties kunnen BHV-opleidingen en andere begeleiding leveren. Stem uw procedures af op uw mensen, faciliteiten en locaties, en bespreek die procedures regelmatig met alle medewerkers.

6. Ononderbroken beschikbaarheid van resources

Het is belangrijk dat mensen aan het werk kunnen blijven, niet alleen voor de productiviteit, maar ook om data veilig te stellen en klanten te blijven helpen. Technologie voor toegang op afstand maakt het mogelijk dat mensen aan de slag kunnen op een locatie waar het wel veilig is, bijvoorbeeld thuis, in een hotel, ergens bij vrienden of waar dan ook. Organisaties die hun medewerkers al mobiel laten werken, hebben in dit opzicht een groot voordeel. In plaats van nieuwe dingen te moeten leren voor calamiteiten, gebruiken medewerkers bij een noodsituatie gewoon dezelfde tools als altijd, alleen in een andere setting.

7. Continuïteit van uw IT-operaties

Het laatste element is continuïteit van het datacenter. De meeste grote organisaties hebben al meer dan één datacenter vanwege schaal en redundantie. Als er een datacenter uitvalt, gepland of ongepland, moeten mensen naadloos kunnen omschakelen naar een ander datacenter en daar toegang krijgen tot dezelfde apps en data. Zorg dat uw infrastructuur dit aankan qua snelle, automatische failover, load balancing en netwerkcapaciteit.

Citrix biedt diverse technologieën en best practices om uw organisatie door de meest uiteenlopende rampscenario’s te helpen. Ga voor meer informatie naar: www.citrix.com/businesscontinuity.