Terug naar woordenlijst

Wat is Enterprise File Sync & Sharing (EFSS)?

Enterprise File Sync & Sharing (EFSS) is een softwarematige service die gebruikers op een veilige manier bestanden, documenten, foto’s en video’s laat delen (met medewerkers, partners of klanten) en synchroniseren op verschillende devices. Organisaties kunnen de opslag on-premise of in de cloud regelen, afhankelijk van hun specifieke eisen als het gaat om security en compliance. Veel organisaties gebruiken EFSS-technologie om te voorkomen dat medewerkers apps gaan gebruiken die eigenlijk voor consumenten bedoeld zijn en waarover de IT-afdeling geen controle heeft.

EFSS-services hebben soms ook de mogelijkheid om met workflows te werken, waarbij mensen bestanden kunnen bewerken, opmerkingen kunnen invoeren en de documentversie kunnen bijhouden. Wat security betreft zijn er zaken als authenticatie, data-encryptie en containerization mogelijk. En soms is het zelfs mogelijk om fijnmazig toegangsbeheer te hebben zodat de IT-afdeling kan bepalen wie toegang mag hebben tot wat.

Voordelen van Enterprise File Sync & Sharing

Secure filesharing

Wanneer organisaties het delen en synchroniseren van bestanden niet zelf mogelijk maken, zie je vaak dat medewerkers hun eigen tools gaan gebruiken. De IT-afdeling heeft dan geen controle over het opslaan of delen van data, wat de kans op een datalek vergroot. Gebruiken medewerkers die eigen tools om bestanden te delen met derden, dan is die kans nog veel groter.

Een echte EFSS-service combineert het gemak en de eenvoud van een persoonlijke filesharing-service met alle zakelijke functionaliteit die nodig is om productiever te werken en alle security, flexibiliteit en controle die de IT maar nodig heeft. Sommige services bieden de geavanceerde security en compliance die organisaties nodig hebben:

  • Opslag on-premise of in de cloud 
  • Fijnmazig toegangsbeheer, veilige authenticatieprotocollen en autorisatiepolicy’s
  • Op afstand wissen van data, vergrendeling van devices, bescherming met een toegangscode, white-/blacklisting en regels voor het laten verlopen van data 
  • Realtime tracking en auditing van gebruikersactiviteit
  • Integratie met directory-services voor eenvoudige authenticatie van en provisioning voor de gebruikers 
  • Up- en downloadrestricties, vervaldatum voor bestanden en beperkte toegang op basis van netwerklocatie

Overal toegang

Mensen zijn niet meer gebonden aan één device van de werkgever of aan één vaste werkplek. De mobiele medewerker van vandaag wil vanaf elke locatie en elk device toegang tot alles wat hij of zij maar nodig heeft, met een druk op de knop en met het gemak van een service voor consumenten.

EFSS-services maken mobiel werken mogelijk door gebruikers bestanden te laten synchroniseren op al hun devices en overal toegang te krijgen tot alles wat ze nodig hebben.

Preventie van dataverlies en disaster recovery

Data die centraal wordt opgeslagen en beheerd met een EFSS-service, is beter beschermd tegen datalekken als gevolg van cyberaanvallen, kwijtgeraakte of gestolen devices of fouten die een medewerker begaat. EFSS-services maken het gemakkelijk om altijd een back-up van uw data te hebben en data veilig te houden.

Documentworkflows en samenwerking

Meer EFSS-services krijgen nu functionaliteit voor workflows en content collaboration, zoals:

  • Documentbeheer om veilige uitwisseling van documenten mogelijk te maken, in- en extern, zoals contracten, offertes, cursussen, personeelsdocumenten, evaluaties, marketingmateriaal, verkooppresentaties en productgegevens
  • Juridisch bindende elektronische handtekeningen
  • Automatische meldingen om gebruikers eraan te herinneren dat ze iets moeten controleren en/of goedkeuren
  • Automatische workflows met ingebouwde co-authoring en feedback- en goedkeuringsprocessen
  • Versiebeheer zodat medewerkers de wijzigingen in een document kunnen bijhouden over verschillende databronnen en devices heen

Meer informatie over hoe Citrix kan helpen bij uw Enterprise File Sync & Sharing of Content Collaboration.

Aanvullende resources:

Mobiele productiviteit en het synchroniseren en delen van bestanden
Veilig delen en opslaan van bestanden
Flexibele opslagmogelijkheden met EFSS
Schaalbaarheid en Content Collaboration voor grote organisaties